Archivos Mensuales: agosto 2013

Usando mejor nuestro tiempo

Hace unos días encontré un artículo de Karen Childress denominado “5  formas de administrar tu tiempo más efectivamente”, reconozco que generalmente no leo este tipo de artículos pero por la fuente que lo recomendaba me llamó la atención revisarlo  y resultó muy interesante, tanto que me permito hacer una versión tropicalizada en español. El artículo original se puede consultar en inglés en la siguiente dirección http://goo.gl/mW0Q0Z.

Lo que más me gustó del artículo es que “pega donde duele” está muy adecuado a nuestros tiempos.

Consejo 1. Cancela tu televisión por cable

A más de uno de nosotros nos ocurre que después de 40 minutos de estar paseando por los diferentes canales concluimos que “no hay nada que ver” y eso si no nos quedamos atrapados en algo que “no vale la pena”. La autora afirma que en Estados Unidos la gente invierte en promedio 3 horas al día viendo televisión. Usemos ese tiempo en algo más útil, ya sea para mejorar nuestro físico, nuestro intelecto o resolver alguno de los asuntos pendientes para los que “no tenemos tiempo”.

Este consejo se extiende a  versiones similares  como Netflix o YouTube.. no seas tramposo

Consejo 2. Limita dramáticamente el tiempo dedicado a medios sociales

¿Cómo hacías antes para estar en contacto con el resto de la sociedad? Utiliza el tiempo en tener conversaciones reales, cara a cara o al menos por teléfono, con  las personas que realmente te importan y utiliza mejor tu tiempo.

¿Y dónde dejamos el correo electrónico? No solo el del trabajo, sino el personal.  En mi caso es un gran “robador” de tiempo y peor para los que lo tienen enrutado a su celular.

Consejo 3. No gastes tiempo con gente que no disfrutas

Tú debes decidir cómo gastar tu tiempo libre. La idea no es volverse ermitaño, simplemente ser más selectivos sobre con quién “gastar” tu tiempo.

Yo extendería esto al abuso que hacemos de la conexión a distancia. ¿Para que te reúnes con alguien, si estarás chateando con otra persona porque no tienen nada interesante que platicar?

Consejo 4. “Bájale”

Si trabajas muchas horas para lograr un estilo de vida y no tienes tiempo para disfrutarlo,  tal vez es el momento de cambiar. “Menos es más”, tal vez no tendrás todo lo que quieres pero disfrutarás más lo “poco” que tienes.

El objetivo debe moverse de tener a disfrutar.

Consejo 5. Vive el presente

Como dice mi hijo Alfredo “YOLO” (Solo se vive una vez). Si te pasas el tiempo preocupado por lo que pasó o por lo que pasará… no disfrutas lo que tienes HOY.

Si te sientes inmune a estos consejo te reto a que durante una semana midas el tiempo que pasas en cada una de estas situaciones  y  entonces regresarás a buscar estos consejos y posiblemente tengas algo que compartirnos.

El impacto de las fluctuaciones del tipo de cambio en las compras

En un mundo globalizado, el tipo de cambio es una variable más en las relaciones comerciales. El tipo de cambio tiene consecuencias en al menos tres momentos claves de la relación, durante la cotización, al colocar la orden y en el momento del pago

En algunos casos, los proveedores acostumbran cotizar sus productos y/o servicios en una moneda diferente a la local, posiblemente como una práctica para “sentir” solidez en su operación. Es responsabilidad del comprador, entender el origen de los costos del bien o servicio adquirir y si no existe una causa justificada por la cual cotizar en una moneda diferente la que cotidianamente usan ambas partes, no se deberá de aceptar el uso de otra moneda con lo cual se elimina el efecto de variación en el tipo de cambio. Si bien es cierto, el tipo de cambio puede llegar a favorecer al comprador, representa un riesgo innecesario que tradicionalmente las empresas no están interesadas en asumir.

El comprador puede negociar que una parte de la compra se cotice en moneda local y sólo aquellos productos/servicios que lo justifiquen sean cotizados en moneda extranjera, con lo cual se reduce la exposición cambiaria de la organización en la transacción comercial.

Si una parte de la transacción es entonces acordada en una moneda diferente a la local, las partes tendrán que negociar el tipo de cambio a utilizar, esto con el fin de dar seguridad a la transacción. Una opción es utilizar el tipo de cambio al momento de realizar la confirmación, en cuyo caso, el comprador buscará identificar el momento en el cual el tipo de cambio se encuentre lo más bajo posible. Otra opción, puede ser utilizar el tipo de cambio al momento de la entrega, teniendo que definir adecuadamente el término “entrega” y en su caso la fuente de información de dónde se tomará el tipo de cambio, que por lo general proviene de alguna institución gubernamental o de la banca comercial.

Una tercera opción, se refiere a fijar una banda de fluctuación dentro del cual el precio se considera firme a un tipo de cambio establecido. Por ejemplo, la transacción se define con un tipo de cambio de $3.5 a $1 y sólo en caso de que el tipo de cambio tenga una variación mayor a 5% por arriba o por abajo de este valor se modificara el pago, de lo contrario la transacción se liquidará al tipo de cambio pactado. Éste tipo de precio indizado, disminuye la exposición al riesgo y agiliza la transacción. Otra fórmula común que utilizan algunas organizaciones que es dividir en partes iguales variación entre el tipo de cambio al contratar que se presenta en el momento de realizar el pago con lo cual las partes absorben una parte de la flotación. La división no necesariamente tiene que ser en partes iguales y se vuelve una variable a negociar.

Finalmente, el proveedor debe estar consciente que en algunos casos,  cuando los mercados de tipo de cambio son muy volátiles, el proveedor pospondrá algunos pagos especulando sobre el momento adecuado para realizar el pago cuando él tipo de cambio le favorezca. En este caso, el proveedor podrá ver afectada su liquidez al no recibir el pago oportunamente.

Ahora es momento de que nos hagan saber tus mejores prácticas para manejar el tipo de cambio en una compra.

Fuga de información

Uno de los factores que merma el poder de negociación de los compradores se debe a la fuga de información relevante que se origina a través de los usuarios en sus contactos con posibles proveedores.

En su afán por obtener apoyo de proveedores, los usuarios no tienen cuidado en limitar la cantidad y tipo de información que comparten lo que facilita a los proveedores obtener información crítica que les otorga una ventaja en las negociaciones posteriores. Es frecuente, que los proveedores tengan la información antes o a mayor detalle que el mismo departamento de compras.

Los proveedores buscarán conocer al menos:

  • El monto total disponible a gastar en la compra
  • Las fechas en que se requiere el producto o servicio
  • Quien o quienes toman la decisión final de compra
  • Los criterios más relevantes a usar para la selección del ganador
  • Con que otras empresas está compitiendo

Una solución que pudiera parecer lógica sería el prohibir a los usuarios cualquier contacto con los proveedores cerrando con esto la posibilidad de fuga de información, pero esto generalmente se traduce en una definición incompleta de las necesidades de los usuarios y/o una falta de innovación por no conocer las nuevas alternativas disponibles en el mercado.

La solución a esta situación debe incluir múltiples acciones entre las que se encuentran:

  • Educar al personal que tiene contacto con proveedores sobre la importancia de cuidar la información que se comparte y las ventajas de condicionar al proveedor en nuestras interacciones.
  • Crear sistemas de clasificación de información que definan claramente lo que puede o no puede ser compartido al exterior de la organización
  • Tener claros procedimientos de solicitud de propuestas y cotización que limiten al proveedor a solicitar información “extra”

¿Qué otras acciones recomiendas tomar?

10 Consejos para mejorar la compra de servicios de consultoría

10 Consejos para mejorar la compra de servicios de consultoría

Hay momentos en que las empresas requieren de apoyarse en consultores para sacar provecho de su experiencia, sus conocimientos, su capacidad de enfocar los problemas de una manera diferente y/o su capacidad de generar cambio.

La selección de los consultores, como la de la compra de intangibles en general, es un proceso complejo que que incluye factores cuantitativos como el precio, los tiempos de asesoría, el alcance del servicio y el detalle de los entregables, pero también incluye una serie de factores subjetivos que deben ser considerados en la evaluación final.

Algunos de los aspectos subjetivos más relevantes a considerar en mi opinión son los siguientes:

1. ¿Es claro que la firma consultora tiene los recursos y el nivel de experiencia necesaria para el trabajo?
2. ¿El proveedor tiene una metodología específica para atender la situación planteada?
3. ¿Puede demostrar experiencia en trabajos y/o industrias similares?
4- ¿Es La cultura de la firma compatible con la cultura de nuestra organización?
5. ¿Cuáles son las habilidades más importantes de esta firma de consultoría?
6. ¿Es una firma generalista o de nicho?
7. ¿Qué tanto se requiere que el grupo consultor actúe como agente de cambio? ¿Tiene esa capacidad?
8. ¿El enfoque utilizado por el grupo consultor es independiente a cualquier solución y no pretende lograr la venta de otros productos?
9. ¿En caso de ser necesario, puede proveer la cantidad y tipo de entrenamiento requerido asociado a proceso de consultoría?
10. ¿Su propuesta de solución es innovadora y pretende construir una ventaja competitiva sostenible o es simplemente una solución temporal?

¿Qué otros factores consideras tu que deben tomarse en cuenta?