Fuga de información

Uno de los factores que merma el poder de negociación de los compradores se debe a la fuga de información relevante que se origina a través de los usuarios en sus contactos con posibles proveedores.

En su afán por obtener apoyo de proveedores, los usuarios no tienen cuidado en limitar la cantidad y tipo de información que comparten lo que facilita a los proveedores obtener información crítica que les otorga una ventaja en las negociaciones posteriores. Es frecuente, que los proveedores tengan la información antes o a mayor detalle que el mismo departamento de compras.

Los proveedores buscarán conocer al menos:

  • El monto total disponible a gastar en la compra
  • Las fechas en que se requiere el producto o servicio
  • Quien o quienes toman la decisión final de compra
  • Los criterios más relevantes a usar para la selección del ganador
  • Con que otras empresas está compitiendo

Una solución que pudiera parecer lógica sería el prohibir a los usuarios cualquier contacto con los proveedores cerrando con esto la posibilidad de fuga de información, pero esto generalmente se traduce en una definición incompleta de las necesidades de los usuarios y/o una falta de innovación por no conocer las nuevas alternativas disponibles en el mercado.

La solución a esta situación debe incluir múltiples acciones entre las que se encuentran:

  • Educar al personal que tiene contacto con proveedores sobre la importancia de cuidar la información que se comparte y las ventajas de condicionar al proveedor en nuestras interacciones.
  • Crear sistemas de clasificación de información que definan claramente lo que puede o no puede ser compartido al exterior de la organización
  • Tener claros procedimientos de solicitud de propuestas y cotización que limiten al proveedor a solicitar información “extra”

¿Qué otras acciones recomiendas tomar?

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