El crecimiento del CPO

Ardent Partners, una firma consultora con sede en Boston MA, publicó en Marzo del 2014 un estudio acerca del crecimiento del CPO, Chief Procurement Officer basado en 273 respuestas por internet y 24 entrevistas directas. La muestra incluyó 69% de participantes de América del Norte, 21% de Europa y África y 10% de Asia – Pacífico.

Entre los aspectos más relevantes del estudio, se puede mencionar la afirmación de que conforme continúe el crecimiento del cambio y el incremento de la complejidad de los negocios, los profesionales de compras tendrán que adaptarse a los nuevos mercados y reaccionar más rápido a las nuevas oportunidades, mientras que al mismo tiempo, se mantiene la disciplina y la eficiencia del área.

Para enfrentar esto retos, compras tiene que tomar el control total de la administración del riesgo de suministro, de la responsabilidad social ambiental así como el control de los gastos de la empresa. También necesita tener mayor control sobre las políticas de gasto así como sobre la administración del costo.

En la medida en que compras tiene mayor visibilidad del gasto y desarrolla un claro entendimiento de los objetivos de la empresa, tiene mayor capacidad de influir sobre las decisiones de suministro y ganando visibilidad en el desempeño de los proveedores, estableciendo confianza y manteniendo claras líneas de comunicación con ellos, será capaz de influir en los proveedores estratégicos para incrementar la generación de valor.

El estudio concluye que las mayores presiones para los altos directivos en compras sigue siendo encontrar ahorros, para el 56% de los CPO, incrementar la efectividad y la influencia del área, para el 37%, mejorar el desempeño de los proveedores, 18% e incrementar el porcentaje del gasto bajo control, 18%

Las estrategias más relevantes que se están utilizando para alcanzar los retos son: mejorar la colaboración con el negocio, 50%, mejorar el uso de tecnología, 45% y mejorar la colaboración con proveedores 43%.

Un comparativo con las prioridades del 2011 contra las del 2014 indica que aunque los ahorros siguen siendo la más importante, el cumplir con regulaciones y generar innovación ha crecido en grandes proporciones. La Colaboración, la innovación y la agilidad son los valores más relevantes para el éxito futuro de la función de compras.

El estudio revela que la administración del riesgo de los proveedores, con 59%, la administración de los gastos de viaje, 52% y la administración de la fuerza temporal de trabajo, con 32% son las responsabilidades más relevantes para el área de compras en los próximos cinco años.

Encontrar ahorros se mantiene como la presión más alta, sin embargo, perder una ventana de oportunidad comercial por un faltante de suministro, puede impactar a toda la organización de arriba a abajo. En el mundo actual de negocios cada vez de más corto plazo, los resultados de compras están bajo la mirada de los altos ejecutivos y en algunos casos de analistas externos, medios de comunicación e inversionistas. La agilidad en las compras tiene una liga directa con el valor total de la marca y de la empresa en general.

Algunas de las tareas de mayor prioridad para enfrentar los retos del área está en el estandarizar el proceso de suministro, estandarizar el proceso de contratación y mejorar la colaborar con otras funciones internas.

Dentro de los principales retos para los próximos 5 años estará el encontrar el talento adecuado, respuesta del 57% de los CPOs, tener una mayor relación con el negocio, 35%, contar con el presupuesto adecuado 31%, y cerrar las brechas de tecnologías de operación con un 29%

Concentrarse exclusivamente en el logro de los ahorros disminuye el valor total que el área ofrece a la organización ya que existen demasiados factores fuera de control de los compradores que determinan los ahorros que se pueden alcanzar sobre todo en años de alta volatilidad.

El estudio también plantea la complejidad de definir que son los ahorros, ya que algunas organizaciones consideran sólo los ahorros implementados, otros consideran también las evasiones, algunos se refieren a ahorros identificados, para otras organizaciones solo se consideran ahorros contractuales o pueden ser la combinaciones de los anterior o simplemente dentro de la empresa existe una definición imprecisa sobre lo que significa un ahorro y eso le quita validez.

Algunos valores promedio que se pueden utilizar como referencia de este estudio son:

  • El porcentaje de gastos administrados por compras 63.6%
  • Ahorros en el 2013 7.8 %
  • Ahorros para el 2014 7.7&
  • Gastos bajo contrato 60.7%

También es relevante hacer notar que las mejores empresas en compras están enfocando sus esfuerzos a la administración de riesgos de suministro, la administración de los gastos de viaje y la administración de personal temporal.

Dentro de la recomendaciones generales del estudio, se aconseja que compras tenga un plan claro para incrementar cada año la cobertura de los gastos realizados por la empresa por la oportunidad que representa para incrementar el valor, la calidad, la innovación, la garantía de entrega y otras variables que el área puede impactar. Es recomendable implementar indicadores de medición balanceados que además de los indicadores financieros de ahorros, agreguen indicadores de desempeño de los proveedores y la satisfacción interna de los clientes, métricas de procesos y tecnología así como métricas acerca de las competencias y conocimiento de la agente asociados con entrenamiento y retención de personal.

Compras desde permanentemente vender los valores que puedo aportar a la organización organizando periódicamente “road shows” con los usuarios internos.

Hay que convertir las relaciones con los proveedores en oportunidades para crear valor y para incrementar y desarrollar la innovación.

La conclusión final del estudio dice que ya sea por diseño o por necesidad, las responsabilidades del área continuarán expandiéndose y evolucionarán como ocurre en los negocios el día de hoy. El área encontrará más oportunidades para influir y hacer mayores impactos pero eso no se debe lograr a costa de los resultados del día de hoy. Hay grandes oportunidades para mejorar la operación de todo el departamento y se tiene que balancear la necesidad de agilidad, colaboración e innovación con la disciplina y enfoque requerido para extraer más valor, ampliando las fronteras del área y haciéndolo mejor con la misma cantidad de recursos.

En general los hallazgos del estudio no distan mucho de la realidad de las empresas mexicanas, la falta de talento, la necesidad de incrementar el control sobre el gasto, la mejorar la relación con proveedores, el generar innovación, el desarrollar agilidad y mejorar los indicadores de desempeño del área son reto que se deben enfrentar en el corto plazo.

El estudio completo en inglés se puede descargar de https://ardentpartners.com/2013/01/cpo-rising-keeping-score-report-now-available/

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