Archivos Mensuales: abril 2014

El nuevo enfoque de compras

The Hacket Group publicó un estudio llamado “2014 Procurement key issues”, donde afirma que las prioridades del área de abastecimiento están cambiando. Mientras que administrar el costo siempre será la responsabilidad del área, la prioridad número uno de los ejecutivos ahora es expandir su influencia y el alcance de su influencia, el nuevo reto es hacia la innovación.

Como era de esperarse, los ahorros en costos que se reportaban cada año empiezan a declinar, esto implica buscar nuevas categorías donde se pueden lograr ahorros o al menos mantener los que se habían reportado. Pero seguramente esto no será suficiente, abastecimientos debe trabajar más cerca con los proveedores para buscar soluciones conjuntas en las categorías donde bajar el precio o el costo ya no es una opción. Hay que desarrollar programas de reconocimiento y motivación a los proveedores que generen innovación que ayude al área a mantener sus contribuciones de valor.

Esto no solo impacta el tipo de relaciones a establecer con los proveedores, sino que también al perfil requerido en el comprador que es diferente. El comprador ya no sólo necesita experiencia en los procesos técnicos y comerciales asociados a la categoría que administra, sino que tiene que pensar creativamente y saber manejar el cambio de manera diplomática fuera y dentro de la organización, lo que se requiere son pensadores transformacionales.

Como resultado del estudio, se propone que las áreas de abastecimiento se deben enfocar en tres grandes “R”s: Revaluación del riesgo, Recalibrar la tecnología y las herramientas y Reinventar la propuesta de valor del área.

• Revaluación del riesgo. Abastecimientos deben poner más atención a la administración de riesgos en sus esfuerzos de investigación. El estudio muestra que ligeramente más de la mitad de las empresas hacen una evaluación de riesgo formal a sus proveedores. Hay que identificar riesgos de crisis financieras, evaluar alternativas de suministro, y correr escenarios “qué pasaría si” para identificar riesgos y construir resiliencia en la organización. Se debe de extender el concepto de riesgo a la seguridad de los datos, para estar seguro que los proveedores mantienen en privado la información sensible de su organización.

• Recalibrar la tecnología y las herramientas. La baja inversión en tecnología de información en los últimos años, deja débil al área, por lo que hay que mejorar mucho las herramientas para manejo de los datos que facilite el hacer inteligencia de negocio y utilizar aplicaciones analíticas.

• Reinventar la propuesta de valor. Es importante monitorear, medir y reportar las contribuciones de valor del área que deberán crecer en el presente y en el futuro. Cuantificar y comunicar el valor que el área entrega es importante, pero se debe reflejar el impacto de las estrategias de innovación. Estas estrategias seguramente requerirán de mejoras en los requerimientos de ingeniería y evaluar el número de verdaderas nuevas soluciones que se traen a la organización por parte de abastecimientos.

Es claro que el estudio fue realizado en países con una elevada madurez en sus procesos y estrategias de abastecimientos, pero sus consejos son de gran utilidad para cualquier tipo de organización comprometida con la evolución del área.

El estudio completo se puede descargar en inglés, previo llenado de un formulario, en: http://www.thehackettgroup.com/research/2014/keyissuespr/

El pulso de los abastecimientos 2014

La empresa de software para abastecimiento Zycus, acaba de publicar un estudio llamado “Pulse of Procurement 2014” donde presenta algunos resultados interesantes que quiero compartir con ustedes.

En las conclusiones principales del estudio, se menciona que durante los últimos dos o tres años las empresas han dejado de formar grupos de compras estratégicas, lo que puede implicar que se ha llegado a la madurez en estos modelos o simplemente las empresas están moviendo su foco de atención a otras áreas. Es un hecho que esto no ha ocurrido en las empresas mexicanas, pero es de esperarse que como toda estrategia, llegue un momento en que se tiene que evolucionar a algo diferente y abastecimiento dejará de estar de moda.

Las organizaciones de abastecimiento continúan incrementando el control sobre el gasto total de las compañías, haciendo mejor uso de contratos con proveedores preferidos y generando ahorros, en estos últimos, algunas organizaciones empiezan a presentar estancamientos lo que también es lógico ya que los ahorros tienen un límite y hay que moverse a la generación de valor. Es importante remarcar que estos valores coinciden con las tendencias arrojadas con el reporte del “Estado del arte en las compras 2013 y evolución” que se refiere principalmente a empresas mexicanas.

Otros resultados relevantes del estudio indican que en el 75% de las empresas participantes el área tiene la instrucción por parte de la alta dirección de administrar los gastos de la organización. Un mayor control por parte de abastecimiento logrará mejor rendimiento del gasto.

Para obtener más provecho de las tecnologías de abastecimiento, los usuarios manifiestan la necesidad de contar con mejor calidad de información tanto interna como externa y consideran, en el 57% de los casos, que la información de abastecimientos debe estar más integrada con el resto de la organización, 41% dicen que la tecnología debe ser utilizada para anticipar situaciones y ser predictiva y un 35% consideran que debe tener un alcance global.

Dos series de valores interesantes resultados del estudio, a las que hay que dar seguimiento durante los próximos años, se refieren, la primera, al tiempo promedio que requiere el suministro de una compra simple (6.3 semana), de una compra compleja (13.5 semanas) y de un servicio (10.7 semanas). Y la segunda serie hace relación al tiempo ciclo promedio de una orden, el reporte indica que para una compra simple es de 4.7 días, para una compra compleja de 14. 5 días y para un servicio de 11.6 días. En el estudio se muestra la dispersión de estos datos pero estos valores se ven afectados directamente por el tamaño de la empresa, el número de colaboradores del área, la madurez de los procesos y la tecnología disponible, entre otros factores, por lo cual los resultados deben ser manejados con cautela al utilizarse como benchmarks.

Basados en el estudio, la herramienta tecnológica que más están utilizando en abastecimiento es la del Análisis de gasto (69%) seguida por la Administración de contratos (64%). Las de menos adopción son la Administración de las compras (45%) y la Administración de proveedores (46%). Los mayores planes de inversión (24%) se realizarán en aplicaciones de e-sourcing.

Los softwares utilizados en las empresas son principalmente realizados internamente o parte de un ERP (32% en ambos casos), sin embargo, el 60% de los participantes desearían tener una suite especializada en abastecimiento.

El estudio afirma que existe una correlación entre la madurez tecnológica del área y su desempeño. Relación que suena lógica, sobre todo en un estudio de una firma que promueve tecnología de información.

Si estás interesado en revisar el reporte completo en inglés lo puedes descargar aquí:

http://campaign.zycus.com/Pulse-of-Procurement-2014.html?source=website&region=All