Malas decisiones en la función de suministros y como evitarlas

En estos días leí un documento de Bill Huber llamado “The 5 worst practices in procurement” (http://goo.gl/ND49Fe , requiere de un registro) que me pareció interesante aunque un poco disperso y con pocas propuestas hacia una solución pero a partir del cual quiero compartir algunas ideas.

El primer error es querer controlar el 100% de los gastos de la empresa, a pesar de que esto sea una política de la organización, el responsable de la función debe estar consciente de sus limitantes de personal, tecnología y colaboración de los clientes internos, “el que mucho abarca, poco aprieta”. Suministros debe pelear inteligentemente sus batallas, una a una y seleccionar las de mayor probabilidad de éxito. Usar una matriz de impacto – facilidad de implantación es una gran herramienta. En aquellas áreas de gasto en las que no es oportuno intervenir hacer saber a los usuarios que se está monitoreando sus actividades y que cuentan con el apoyo del área para los grandes gastos.

errores

El segundo error es pensar que el objetivo de la empresa es lograr ahorros en compras y no ver más allá del TCO. Compras debe ser un miembro del equipo, no es el centro del universo, y como tal debe saber priorizar las necesidades y conocer el “costo de no tener” que en muchos casos es mucho más relevante que alcanzar un bajo costo de adquisición. Estar cerca del cliente interno y conocer las estrategias del negocio permitirá al comprador pensar estratégicamente y generar valor oportunamente.

Comprometerse a niveles de servicio inalcanzables es el tercer error. Al igual que con el primero, los compromisos deben estar ligados con los recursos disponibles. Cuando los usuarios se acostumbran a que compras no cumple sus compromisos dejan de buscar su apoyo y encuentran la forma de darle la vuelta. El prestigio del área se construye día a día y hay que cumplir todos los compromisos para mantener la credibilidad.
El cuarto error es consecuencia de los tres anteriores, convertirse en un trámite burocrático que resta agilidad a la organización para responder al mercado. Hay que reconocer que en este error también participan las áreas de contraloría. Los procesos del área deben priorizar la generación de valor y la oportunidad de la respuesta sobre el control excesivo.

El último error está asociado con una mala implementación de la tecnología de suministros. Para facilitar la operación del área se adquieren herramientas tecnológicas y una vez más, debido a la falta de recursos, los usuarios son mal entrenados, el soporte es escaso, los costos de la implementación aumentan y los resultados no son los esperados. Cuando la tecnología no le facilita la vida al usuario, lo más seguro es que deje de utilizarla y se obtengan pobres resultados operativos y financieros de esa inversión.

Muchos de nosotros hemos visto como estos errores ocurren una y otra vez en todo tipo de empresas y generalmente son resultados de la falta de una visión estratégica por parte del líder de la función. La transformación de suministros requiere de un nuevo nivel de decisiones, con una orientación hacia el valor total del negocio y un alto compromiso de servicio. Se requiere que el profesional en suministros tenga un pensamiento de “dueño” y oriente sus decisiones a soportar las estrategias del negocio.

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