El efecto de las penalizaciones en los proveedores

Una forma de mitigar y transferir el impacto de un incumplimiento de un proveedor es a través de las cláusulas de penalización. El principio es que al afectar económicamente al proveedor éste evitará incumplir los compromisos contractuales y en caso de hacerlo la empresa verá resarcido, al menos en parte, el daño causado.

penalizaciónEn el fondo, aunque el proveedor cubra un monto económico por el incumplimiento, el daño al cliente final está hecho y el costo en el corto o largo plazo puede ser muchas veces superior a cualquier penalización.

El primer reto al utilizar un sistema de sanciones es definir el monto, ya que las consecuencias pueden ser tan graves como la pérdida definitiva de un cliente, pero no todos los proveedores estarán dispuestos a aceptar penalizaciones que excedan la ganancia potencial de una relación.

El segundo reto es definir la reacción que se quiere generar con la sanción. Si bien la sanción es consecuencia de una falta a un acuerdo contractual, el objetivo que se persigue no es económico, o al menos no debería ser, sino conductual. Lo que se busca es evitar las causas de la sanción o su recurrencia.

En algunos casos, las sanciones son irrelevantes y el proveedor las absorbe como parte de la operación. En otros casos, el proveedor incluye un porcentaje del impacto de la sanción en el precio y es el afectado quien termina pagándola. Puede también ocurrir que la sanción sea tan alta que pone en riesgo la salud financiera del proveedor, que si es fácilmente remplazable no es un asunto preocupante, pero si es un proveedor del cual se tienen pocas opciones la acción puede ser contraproducente para la organización que penaliza.

Es posible que el enfoque constructivo del modelo de penalización deba ir dirigido a la modificación conductual y parte de los recursos financieros deban ser canalizados a fines correctivos y preventivos.
• Lo primero que hay que hacer es documentar los incumplimientos y sus causas raíz
• Posteriormente hay que trabajar en equipo cliente-proveedor para identificar posibles soluciones que pueden implicar cambios en los procesos de ambas partes. Generar un claro plan de trabajo con fechas y recursos
• Se deberán implementar las soluciones y asegurar su efectividad
• En función de los resultados se ajustan las soluciones
• El proceso se repite para nuevas causas

La idea es que el proveedor genere un proceso de mejora continua que se justifica por la reducción de las penalidades que recibe.

Una penalización por sí sola no resuelve nada, es posible que sólo genere más problemas. El comprador debe pasar de castigar a desarrollar, de corregir a prevenir.

Me gustaría escuchar sus experiencias con relación a este tema.

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