Archivos Mensuales: abril 2016

¿Estás seguro que sabes escribir bien?

En la página de Inc, Kaleigh Moore publicó un post llamado Study: Poor Writing Skills Are Costing Businesses Billions, en donde comenta que un reporte del CollegeBoard calcula que las organizaciones gastan más de 3.1 mil millones de dólares en entrenamiento para corregir problemas de escritura de sus colaboradores.

cartelPodríamos suponer, que cualquier adulto que trabaja, tiene un nivel de comunicación escrita suficiente para alcanzar un buen entendimiento. Sin embargo, en la vida real, se requiere de programas de entrenamiento para desarrollar al menos un nivel básico.

Esto me lleva a pensar, que si los miembros de mi generación que pasábamos horas con caligrafía, tomando apuntes y haciendo trabajos a mano o en máquina de escribir, no somos capaces de tener un nivel adecuado de comunicación escrita, qué podemos esperar de las nuevas generaciones que son adictas al “cut & paste” y a mensajes en menos de 140 caracteres, llenos de abreviaciones, acrónimos y “monitos”.

Otro estudio mencionado por Kaleigh Moore, indica que solo el 50% de los estudiantes universitarios, reconocieron que sus habilidades de escritura mejoraron durante los 4 años de sus estudios, lo que demuestra que las instituciones educativas no están poniendo atención en el tema.

Ya no estamos hablando de ortografía, eso lo puede compensar un procesador de palabras, simplemente requerimos que el personal sea capaz de poner, en palabras coherentes, un mensaje claro para comunicar una idea, ya sea al interior y/o al exterior de la organización.

La situación ha llegado al grado tal de que la capacidad de escribir, es un criterio de contratación laboral y en algunos casos, la simple revisión del currículum, es muestra evidente de la pobre capacidad de comunicación del candidato.

Sería interesante conocer, los costos y problemas que se generan en las organizaciones como consecuencia de una mala comunicación en un reporte o en un “simple” correo (las nuevas generaciones dicen que no hay que usar “correo electrónico” porque ya no hay otro y solo evidencias tu edad).

Como el tema me inquietó, seguí buscando, y descubrí que esta misma autora tenía otro artículo llamado “6 Embarrassing Signs That You’re a Bad Writer“ y lo tomé como una “señal del más allá”, lo revisé y les comento lo más relevante.

Las 6 señales de que eres un mal escritor son:

  1. No existe variación en la sintaxis (Se trata de la rama de la gramática que ofrece pautas creadas para saber cómo unir y relacionar palabras a fin de elaborar oraciones y expresar conceptos de modo coherente). Es decir, todo está escrito de la misma forma, por lo cual se vuelve rápidamente aburrido y se pierde el interés del lector. El truco está en mejorar el uso de las preposiciones.
  2. Uso inadecuado de palabras. Si la palabra “suena” bien, “pus” la usamos. En muchos casos se refiere a palabras que suenan parecido, pero tienen significado diferente.
  3. Uso de frases interminables. No existen puntos, comas, puntos y comas o cualquier otro signo de puntuación. La idea no parece terminar y solo se da vueltas sobre un mismo tema. Si esto te ocurre, limítate a frases cortas y claras.
  4. Sobrecarga de adverbios (Palabra invariable que modifica a un verbo, a un adjetivo, a otro adverbio o a todo un período; pueden indicar lugar, tiempo, modo, cantidad, afirmación, negación, duda y otros matices). El problema con los adverbios, es que explican la acción en vez de mostrarla, el exceso de ellos, alarga los mensajes y les resta poder.
  5. No pedimos a alguien que revise nuestro mensaje. Es claro que el que redacta sabe lo que quiere decir, pero esto no implica que el mensaje sea claro para todos. Pedirle a alguien que lo revise, y aceptar sus comentarios, es básico para mejorar.
  6. Vocabulario limitado. Usar una variedad de palabras hace de la lectura una experiencia agradable y facilita la comunicación. Siempre es bueno usar un libro de sinónimos o aprovechar la opción que contiene Word para esto.

He de reconocer que este post significó todo un reto para mí, entre consultas a la web y preguntas a mi esposa, pude darme cuenta de que no me haría nada mal, trabajar en mi capacidad de escribir. ¿Tú que piensas?

Reportes de desempeño efectivos

Ayer platicábamos en una sesión sobre las características que debe tener un buen reporte mensual de desempeño y de la cantidad de cifras que mensualmente se reportan en las empresas sin que generen ninguna acción y por lo tanto, son una verdadera pérdida de tiempo, para que el que los produce y los que lo reciben y se molestan en revisarlo.

accion reaccionSi bien el tema es muy amplio y existen muchos enfoque acerca de lo que son y como se manejan los indicadores clave de desempeño (KPI’s), a mí me interesa reflexionar sobre los contenidos básicos del reporte y no sobre la calidad y utilidad de los indicadores utilizados.

Basado en mi experiencia en administración de proyectos, en donde los reportes tienden a ser más analizados por las gerencias para la toma de acción, considero que un buen reporte de desempeño de cualquier función contiene 5 grandes secciones:

1.      Desempeño contra el plan o los objetivos

2.      Proyecciones

3.      Acciones de recuperación o mantenimiento

4.      Comentarios sobre acciones previas o en proceso

5.      Llamados a la acción

La primera sección debe mostrar como la situación actual se encuentra contra los planes o los objetivos del área o de la persona que reporta. La idea es mostrar, de preferencia de forma gráfica, la brecha entre el desempeño y lo esperado. Si todo está bien, esto puede ser suficiente, sin embargo, si existen desviaciones suponemos que el que está analizando el reporte debe tener algunas dudas que el propio reporte puede responder.

La segunda sección se refiere a lo que se espera alcanzar en los siguientes períodos, puede ser un mes, un trimestre o el plazo final del plan o de los objetivos. La intención de esta sección es enfocarse en el futuro, y dejar claro si la situación está bajo control y regresará a lo esperado, o si la brecha negativa se mantendrá o crecerá. Algunas veces las desviaciones son solo circunstanciales y no es necesario encender las alarmas. Un reporte que solo habla del pasado es prácticamente inútil.

La tercera sección esta diseñada para dar soporte a la segunda, mediante una relación de las acciones que se han emprendido o se van a emprender para alcanzar las proyecciones mostradas. Es el detalle del plan de acción a realizar con el objetivo de comunicarlo a los afectados y poder obtener su retroalimentación.

La cuarta sección es omitida en muchos reportes y representa la base para una cultura de administración de conocimiento, ya que representa el documentar las lecciones aprendidas. La idea es que los receptores del reporte, sepan que resultó de la aplicación de las acciones definidas en la tercera sección de reportes anteriores, con el fin de que se repitan las que fueron útiles y se evite repetir, bajo las mismas condiciones, las que no lograron ayudar en la mejora del desempeño.

La quinta sección me parece la más relevante para un cambio cultural, aquí se dice claramente lo que la organización o persona que emite el reporte solicita que los receptores del reporte hagan para apoyar las acciones de recuperación o los planes originales. Al revisar esta sección cada persona entiende la forma en que debe actuar para ser parte del éxito del desempeño y no ser solo un espectador pasivo. Si el reporte no me pide intervenir entonces es solo informativo y me permite conocer como estamos, como esperamos estar, que se hará y que ha funcionado bien o mal. Si el reporte demanda mi intervención entonces se convierte en un llamado para la acción y demanda de un compromiso de mi parte.

Seguramente ustedes conocen otras formas de mejorar los reportes de desempeño por lo que sus comentarios son siempre bienvenidos