Reportes de desempeño efectivos

Ayer platicábamos en una sesión sobre las características que debe tener un buen reporte mensual de desempeño y de la cantidad de cifras que mensualmente se reportan en las empresas sin que generen ninguna acción y por lo tanto, son una verdadera pérdida de tiempo, para que el que los produce y los que lo reciben y se molestan en revisarlo.

accion reaccionSi bien el tema es muy amplio y existen muchos enfoque acerca de lo que son y como se manejan los indicadores clave de desempeño (KPI’s), a mí me interesa reflexionar sobre los contenidos básicos del reporte y no sobre la calidad y utilidad de los indicadores utilizados.

Basado en mi experiencia en administración de proyectos, en donde los reportes tienden a ser más analizados por las gerencias para la toma de acción, considero que un buen reporte de desempeño de cualquier función contiene 5 grandes secciones:

1.      Desempeño contra el plan o los objetivos

2.      Proyecciones

3.      Acciones de recuperación o mantenimiento

4.      Comentarios sobre acciones previas o en proceso

5.      Llamados a la acción

La primera sección debe mostrar como la situación actual se encuentra contra los planes o los objetivos del área o de la persona que reporta. La idea es mostrar, de preferencia de forma gráfica, la brecha entre el desempeño y lo esperado. Si todo está bien, esto puede ser suficiente, sin embargo, si existen desviaciones suponemos que el que está analizando el reporte debe tener algunas dudas que el propio reporte puede responder.

La segunda sección se refiere a lo que se espera alcanzar en los siguientes períodos, puede ser un mes, un trimestre o el plazo final del plan o de los objetivos. La intención de esta sección es enfocarse en el futuro, y dejar claro si la situación está bajo control y regresará a lo esperado, o si la brecha negativa se mantendrá o crecerá. Algunas veces las desviaciones son solo circunstanciales y no es necesario encender las alarmas. Un reporte que solo habla del pasado es prácticamente inútil.

La tercera sección esta diseñada para dar soporte a la segunda, mediante una relación de las acciones que se han emprendido o se van a emprender para alcanzar las proyecciones mostradas. Es el detalle del plan de acción a realizar con el objetivo de comunicarlo a los afectados y poder obtener su retroalimentación.

La cuarta sección es omitida en muchos reportes y representa la base para una cultura de administración de conocimiento, ya que representa el documentar las lecciones aprendidas. La idea es que los receptores del reporte, sepan que resultó de la aplicación de las acciones definidas en la tercera sección de reportes anteriores, con el fin de que se repitan las que fueron útiles y se evite repetir, bajo las mismas condiciones, las que no lograron ayudar en la mejora del desempeño.

La quinta sección me parece la más relevante para un cambio cultural, aquí se dice claramente lo que la organización o persona que emite el reporte solicita que los receptores del reporte hagan para apoyar las acciones de recuperación o los planes originales. Al revisar esta sección cada persona entiende la forma en que debe actuar para ser parte del éxito del desempeño y no ser solo un espectador pasivo. Si el reporte no me pide intervenir entonces es solo informativo y me permite conocer como estamos, como esperamos estar, que se hará y que ha funcionado bien o mal. Si el reporte demanda mi intervención entonces se convierte en un llamado para la acción y demanda de un compromiso de mi parte.

Seguramente ustedes conocen otras formas de mejorar los reportes de desempeño por lo que sus comentarios son siempre bienvenidos

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