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Reportes de desempeño efectivos

Ayer platicábamos en una sesión sobre las características que debe tener un buen reporte mensual de desempeño y de la cantidad de cifras que mensualmente se reportan en las empresas sin que generen ninguna acción y por lo tanto, son una verdadera pérdida de tiempo, para que el que los produce y los que lo reciben y se molestan en revisarlo.

accion reaccionSi bien el tema es muy amplio y existen muchos enfoque acerca de lo que son y como se manejan los indicadores clave de desempeño (KPI’s), a mí me interesa reflexionar sobre los contenidos básicos del reporte y no sobre la calidad y utilidad de los indicadores utilizados.

Basado en mi experiencia en administración de proyectos, en donde los reportes tienden a ser más analizados por las gerencias para la toma de acción, considero que un buen reporte de desempeño de cualquier función contiene 5 grandes secciones:

1.      Desempeño contra el plan o los objetivos

2.      Proyecciones

3.      Acciones de recuperación o mantenimiento

4.      Comentarios sobre acciones previas o en proceso

5.      Llamados a la acción

La primera sección debe mostrar como la situación actual se encuentra contra los planes o los objetivos del área o de la persona que reporta. La idea es mostrar, de preferencia de forma gráfica, la brecha entre el desempeño y lo esperado. Si todo está bien, esto puede ser suficiente, sin embargo, si existen desviaciones suponemos que el que está analizando el reporte debe tener algunas dudas que el propio reporte puede responder.

La segunda sección se refiere a lo que se espera alcanzar en los siguientes períodos, puede ser un mes, un trimestre o el plazo final del plan o de los objetivos. La intención de esta sección es enfocarse en el futuro, y dejar claro si la situación está bajo control y regresará a lo esperado, o si la brecha negativa se mantendrá o crecerá. Algunas veces las desviaciones son solo circunstanciales y no es necesario encender las alarmas. Un reporte que solo habla del pasado es prácticamente inútil.

La tercera sección esta diseñada para dar soporte a la segunda, mediante una relación de las acciones que se han emprendido o se van a emprender para alcanzar las proyecciones mostradas. Es el detalle del plan de acción a realizar con el objetivo de comunicarlo a los afectados y poder obtener su retroalimentación.

La cuarta sección es omitida en muchos reportes y representa la base para una cultura de administración de conocimiento, ya que representa el documentar las lecciones aprendidas. La idea es que los receptores del reporte, sepan que resultó de la aplicación de las acciones definidas en la tercera sección de reportes anteriores, con el fin de que se repitan las que fueron útiles y se evite repetir, bajo las mismas condiciones, las que no lograron ayudar en la mejora del desempeño.

La quinta sección me parece la más relevante para un cambio cultural, aquí se dice claramente lo que la organización o persona que emite el reporte solicita que los receptores del reporte hagan para apoyar las acciones de recuperación o los planes originales. Al revisar esta sección cada persona entiende la forma en que debe actuar para ser parte del éxito del desempeño y no ser solo un espectador pasivo. Si el reporte no me pide intervenir entonces es solo informativo y me permite conocer como estamos, como esperamos estar, que se hará y que ha funcionado bien o mal. Si el reporte demanda mi intervención entonces se convierte en un llamado para la acción y demanda de un compromiso de mi parte.

Seguramente ustedes conocen otras formas de mejorar los reportes de desempeño por lo que sus comentarios son siempre bienvenidos

Aprendiendo a “resetear” tu experiencia

En esta ocasión me inspiro en un post publicado en INC llamado “11 Ways to Develop a Beginner’s Mind” por  Rhett Power que parte de un principio Zen muy simple, “En la mente del principiante hay muchas posibilidades. En la mente del experto hay pocas”

untitledBasado en esa idea, lo que también llamamos la “ceguera del taller”, el ser experto en algo puede actuar en nuestra contra, por lo cual tenemos que aprender a abrir a mente, a dar espacio a nuevos puntos de vista y en muchos casos a “borrar” aquello que creíamos absolutamente verdadero.

El autor se basa en consejos de Mary Jaksch  de Goodlife Zen y nos recomienda 11 prácticas:

  1. Un paso a la vez. Seguramente tomar un tiempo entre paso y paso puede mostrarnos caminos no explorados.
  2. Cae 7 veces, levántate 8. La perseverancia y el compromiso hace la diferencia, hay que aprender de los errores, tomar riesgos.
  3. Usar una mente “no lo se”. Evitar a toda costa los prejuicios, no podemos llegar a conclusiones antes de probar e intentarlo.
  4. Usa tu experiencia. Hacer a un lado todo lo que ya sabes es un terrible error, pero toma en cuenta el entorno para validar si las condiciones lo hacen adecuado. Recuerda que el mundo cambia muy rápido.
  5. Vive sin “Debes”. En el mundo no todo “Debe” ser de una sola forma, quedar atapado en lo que “Debió” ser y no aceptar y enfrentar lo que “Es” limita tu capacidad.
  6. Olvídate de ser un experto. Etiquetarte puede ser el inicio de tu debacle. Siempre debes escuchar, evaluar, actuar, corregir y aprender.
  7. Vive cada momento en toda su experiencia. Mientras más elementos identifiques y entiendas, tu aprendizaje y capacidad de decidir será mejor.
  8. Haz a un lado el sentido común. No todo funciona de la misma manera, el sentido común es una referencia, pero no es siempre la respuesta.
  9. No tengas miedo de fallar. Tu experiencia se ha formado por una serie de aciertos y errores, debes de fallar para crecer.
  10. Usa el espíritu del investigador. No te conformes con solo lo que ves, debes ir un poco más allá pare entender.
  11. Enfócate en preguntas, no en respuestas. Cuando respondes, tú aprendizaje es muy limitado, cuando preguntas, abres tu mente a nuevas ideas.

Como toda lista de consejos solo tendrá impacto en nuestras vidas si las aplicamos, así que bájate de tu “ladrillo” y abre tu mente a nuevas ideas y experiencias.

Cuando se nos prende el foco

La revista de APICS de Marzo – Abrir del 2015 apareció un artículo muy interesante llamado “Eureka!” en donde Richard Crandall hace una reflexión muy bien documentada sobre los “chispazos” de lucidez.

foco cerebroTodos hemos tenido una epifanía, un momento “mágico” donde se nos ocurre otra forma de resolver un problema, otro punto de vista de una situación que parecía imposible de resolver, y lo curioso, es que muchas veces ocurre en tiempos y lugares inesperados.

Una forma de explicar esto, es con el modelo de Graham Wallas que explica este fenómeno en cuatro etapas

  1. Preparación: Comprende la etapa en la que se analiza el problema de manera consciente y sistemática, pero a pesar de eso no se logra algo relevante.
  2. Incubación: En esta etapa se deja de pensar conscientemente en el asunto y éste pasa a ser atendido por el subconsciente.
  3. Iluminación: Es cuándo todo se alinea y se descubren conexiones que parecían lejanas o imposibles, es cuando descubrimos nuevas soluciones a nuestro problema.
  4. Verificación: Durante esta etapa, hay que confirmar la funcionalidad del descubrimiento y conscientemente trabajar en su implementación.

Una explicación científica de este fenómeno, es que el consiente está diseñado para buscar soluciones simples y rápidamente se cansa si tiene que considerar demasiadas variables y tomar muchas decisiones. Su enfoque se basa en la lógica y la realidad.

Por otro lado, el inconsciente tiene mayor libertad de asociar ideas y muchas veces es guiado por el simple placer de resolver algo. Cuando el consiente se cansa, hay que dejar la idea para que subconsciente la analice.

Empeñarnos en encontrar una solución, a veces nos lleva sólo a considerar solo lo irrelevante, y dejamos muchas cosas relevantes fuera ya que sólo vemos el asunto desde un ángulo.

Basados en este modelo, tendremos que aceptar que algunas situaciones requerirán de distraer nuestra mente para dar tiempo que trabajen el subconscientes, pero hay que aceptar que el “chispazo” por sí solo no resuelve nada, es necesario desarrollar planes que garanticen su aplicación.

El artículo me llamó la atención por todo lo que estamos hablando en la actualidad acerca del “big data” y su capacidad de identificar relaciones que a simple vista nosotros no podemos detectar. Por un lado, es excitante pensar que las máquinas pueden alcanzar cierto tipo de “epifanía”, pero al mismo tiempo esto es aterrador desde la perspectiva de la superioridad del hombre sobre la tecnología. No puedo evitar el pensar en las historias de I. Asimov.

Me quedo con la reflexión de que las grandes ideas no llegan “solas” son producto de un trabajo consciente e inconsciente que termina por generarlas. La dedicación, la paciencia y un poco de relax son buenos acompañantes de las grandes ideas

5 consejos para vender tus ideas a la alta dirección

Para conseguir cambios importantes dentro de una organización, por lo general requerimos del apoyo de la alta dirección y para la mayoría de los empleados resulta difícil tener acceso a este nivel, y cuando finalmente lo tenemos, muchos no sabemos cómo maximizar esta oportunidad.

Los 5 consejos a tener en cuenta para facilitar la venta de nuestras ideas a la dirección son:

ideas1. Investiga detalladamente cuáles son las mayores preocupaciones y las actuales estrategias de la dirección. Alinear todo lo posible nuestras propuestas con estos dos temas para que sean escuchados y apoyados con mayor facilidad.

2. Logra apoyos de los afectados por las ideas antes de presentarlas a la dirección. Ellos nos ayudarán a alcanzar una mayor claridad sobre el alcance de las ideas y podremos identificar posibles objeciones para las cuales preparar respuestas específicas y alternativas concretas en caso de que sean mencionadas por la dirección.

3. Enfócate en lo importante. Nuestra presentación debe ser algo breve y directo, pero tener a la mano los soportes en caso de que la dirección esté interesada en un mayor detalle. La presentación debe ser impecable tanto en forma como fondo.

4. Identifica el tiempo y lugar adecuado. Una gran idea difícilmente se vende dentro de un elevador o en una plática de pasillo. Utilicemos los encuentros casuales para crear una imagen positiva de nuestro trabajo y nuestras ideas pero hay que darle su espacio y tiempo a las ideas realmente importantes.

5. Da crédito a los que apoyan y han aportado a tu idea. El trabajo en equipo es valorado por la alta dirección ya que facilita la implementación de las ideas. Mostrarnos generosos facilita que la dirección evalúe nuestras propuestas.

La reunión debe estar precedida por una buena preparación que nos permita responder concretamente las dudas que surjan y construir la confianza que debemos proyectar al presentar las ideas y nuestra persona.

Como evitar el estancamiento profesional

En un comentario en Fast Company titulado “3 Management Mistakes You Should Definitely Avoid” , Deborrah Himselnos nos lleva a reflexionar sobre algunos errores que cometemos como profesionales y que hacen que dejemos de crecer.

estancamientoLa velocidad del cambio llega a ser tan grande, que algunas personas renuncian a esta batalla y prefieren refugiarse en su zona de confort. Se pasa de ser proactivo a ser pasivo y se confía que al aparecer el cambio, se tendrán los recursos y las competencias para reacciona.

¿Cuáles son 3 de las conductas más peligrosas que podemos tomar y que nos impiden crecer?

1. Falta de enfoque

Saber diferenciar lo importante de lo urgente es más importante que nunca. Aceptar que no se puede estar atento a todo durante todo el tiempo, es básico para administrar nuestra ansiedad.

Definir prioridades, enfocarse en ellas y saber delegar son una buena práctica para ir resolviendo el problema. Seleccionar lo que es crítico para el negocio y en consecuencia para tu span de control, es una forma de segmentar las demandas de atención.

Otra forma de retomar el control de nuestro desarrollo, es atender de forma definitiva eso que hemos estado postergando y que sabemos que debemos resolver lo antes posible.

Dedicar tiempo a entender las fuerzas del entorno y los posibles escenarios futuros, es una prioridad.

2. Analizar las situaciones únicamente desde un punto funcional

Todos sabemos que si el director general viene de ventas, esa área se verá favorecido en muchas decisiones. Nos e diga si viene de finanzas porque querrá resolver todo en base a pesos y centavos.

La experiencia funcional es útil pero genera una ceguera peligros para decisiones de mayor complejidad. Escuchar y ponderar puntos de vista contrarios es de gran utilidad para ampliar la visión de una situación. Solo cuando las partes se escuchan y negocian acuerdos se alcanzará las condiciones para facilitar la ejecución de los planes.

Evita que la gente te encasille en un estilo y te presenta todo bajo esa óptica con el fin de ganar tu aprobación, esto en extremos se vuelve una manipulación que va en contra de los intereses de la empresa. Rodéate de gente que te complemente y que defiende sus puntos de vista basados en argumentos sólidos.

3. Utilizar siempre las misma respuestas

En un mundo tan cambiante el éxito del pasado no garantiza el del futuro. Repetir y repetir las viejas fórmulas puede ser fuente de tu rezago laboral.

Reinvéntate frecuentemente, aprende de otros temas y busca retos que te permitan crecer. Demuestra que eres capaz de considera nueva información y hacer uso de nuevas tecnologías para resolver viejas situaciones.

Para más información relacionada revisa este otro comentario, Buenos hábitos para mantenerte competitivo

Buenos hábitos para mantenerte competitivo

empresa-competitivaComo alguien que se dedica al desarrollo de competencias individuales, me interesan mucho los temas de desarrollo personal. Encontré un post llamado “Just Say No To 10 Behaviors That Kill Competence” escrito por Linda Fisher Thornton del cual tomaré algunas ideas que me parecen importantes reflexionar.

En su post Linda da un enfoque negativo a las conductas pero a mí me parece mejor enfocarlas como acciones positivas que debemos realizar cotidianamente.

  1. Date tiempo para tu desarrollo profesional y personal. La mejor inversión que puedes hacer es en tu persona y su retorno puede beneficiar a muchos.
  2. Aprende y usa las nuevas tecnologías para liberar tiempo. El tiempo es la variable más crítica de nuestros tiempos, toma el control de él. Toma control de la tecnología disponible para tu celular y dispositivos electrónicos.
  3. Identifica las tendencias y aprende de ellas. Pensar que estás viejo para cualquier tema o que al final “eso” no te afectará es una señal de que no estás abierto al cambio. Tienes que ser capaz de tener una adecuada comunicación dentro y fuera del trabajo y con diferentes generaciones.
  4. Escucha, investiga y aprende de temas que van en contra de tus puntos de vista básicos. Si te aferras a “tus verdades” y no estás dispuesto a cuestionarlas, estás perdiendo competitividad.
  5. Solicita y actúa en base a la retroalimentación. Tus familiares, colegas, clientes y proveedores tienen opiniones que te pueden ayudar a crecer.
  6. Escucha y respeta a todos. Tu experiencia no es garantía de sabiduría, date la oportunidad de aprender de todos todo el tiempo. Muestra respeto por los demás y ellos te ayudarán a crecer.
  7. Nunca es tarde para aprender. Aprende de temas que no tienen nada que ver con tu día a día, las nuevas ideas pueden venir de donde menos esperas.

El peligro de perder nuestras competencias es que seamos considerados un “pasivo” y no un “activo” de nuestras organizaciones.

Tomando el control de nuestros dispositivos electrónicos… y de nuestras vidas

Este fin de semana fui a ver la nueva película de Terminator, que sorpresivamente resultó interesante, y me llamó la atención ver como en la fila de enfrente las personas, todos adultos, consultaban frecuentemente su dispositivo móvil y uno de ellos se salió por varios minutos de la sala para tomar una llamada que debió ser “de vida o muerte”.  La película se basa en el dominio de la tecnología sobre la sociedad y me hizo pensar que tal vez eso ya es una realidad.

adiccion_celularesHace unos días, leí un blog de  Mark Bertin llamado 7 Ways to Take Control of Your Tech Habits, que afirma que somos más inteligentes que nuestro teléfono inteligente ¿Será?

El autor basa su mensaje en que nosotros decidimos que tanto dejamos que la tecnología impacte en nuestras vidas, que tan conscientes estamos de como la tecnología nos permite vivir en un tiempo real con apertura emocional, claridad mental y enfocados en lo que queremos. Hay que estar conscientes de qué tanto la tecnología hace nuestra vida más simple y fácil de manejar.

Lo más interesante del comentario es que el autor nos recomienda una serie de diferentes aplicaciones para ayudarnos a lograr conciencia y claridad de mente y espíritu. No mencionaré todas las Apps, si te interesa revisa a detalle las referencias en el comentario original, pero si aquellas que me parecieron más relevantes para compartir con mi comunidad.

Para lograr un balance en nuestra vida diaria tenemos las apps de  Headspace, Calm, Smiling Mind, Stop, Breathe & Think, o the Insight Meditation Timer. Una que me pareció genial es  The Mindfulness Bell, que suena aleatoriamente durante el día para recordarnos hacer una pausa y recordar lo que es importante.

Existen aplicaciones para monitorear nuestra salud y saber nuestra actividad diaria o nuestra ingesta de calorías. Conectada a otros instrumentos nos ayudan a conocer hasta la cantidad y calidad de nuestro sueño. Esta última aplicación es muy buena para aquellos que afirman “No dormí nada”, pero roncan toda la noche.

Para los que se ofenden cuando se les dice que son adictos a sus dispositivos, existen aplicaciones como  Checky, Quality Time, y  Moment que dan reportes resumidos del tiempo de uso del dispositivo.  Si tu problema es en el uso de la computadora,  RescueTime  hace lo mismo para estos dispositivos.

Uno de los problemas de esta sociedad es logar una adecuada concentración ante tanta distracción de noticas y mensaje. Hasta para esto hay aplicaciones como Freedom y Anti-social que bloquean estas tentaciones. Toma conciencia de que cosas debes saber en tiempo real y cuales pueden esperar y reduce el número de notificaciones que recibes al día.

Un consejo que no me parece malo es el de colocar imágenes simpáticas o frases motivacionales asociadas a personas que generalmente nos contactan para darnos malas noticas o generarnos un stress desagradable. NO está demás repetir el consejo de que no debe ser algo que si la otra persona ve cause más problemas.

La tecnología trabaja a nuestro favor cuando nos organiza, nos hace más eficientes o nos provee una sana distracción, pero fácilmente puede causar los efectos contrarios si se adueña de nuestras vidas.

El otro día en un video hablaban de una aplicación para dispositivos móviles que mejora la comunicación en las parejas y que TODOS los dispositivos la tienen y es simplemente el botón de apagado. Seguramente nada grave pasará por pasar tiempo de calidad con los que realmente nos importan.

Revisa estos consejos y si tienes más te invito a compartirlo

http://www.mindful.org/7-ways-to-take-control-of-your-tech-habits/